Как подготовить приказ на отпуск гендиректора — шаги, нюансы замещения и отзыва

Казалось бы, СЕО — тот же сотрудник, только по званию отличается от всех остальных. Но не все просто, когда дело касается подготовки и оформления заказа к официальному празднику. С лидером слишком многое связано. Возникают вопросы о самых элементарных вещах, например, о том, кто должен подписывать распоряжение генерального директора об отпуске. Многие нюансы всплывают, когда кадровик начинает оформлять все документы.

Основания для отпуска гендиректора — сценарии подготовки и нюансы подписания приказа

При оформлении кадровых документов всегда следует руководствоваться нормами трудового законодательства. Что касается деятельности генерального директора, то есть специальная, специально выделенная статья Трудового кодекса — под номером 274. Именно здесь устанавливается основа для регулирования статуса и ответственности генерального директора компании. Во-первых, в нем говорится, что обязанности и возможности генерального директора прописаны в главном документе организации — уставе. Поэтому перед началом акции необходимо уточнить все детали в учредительной документации. Может быть указан алгоритм для подтверждения выпуска руководства, но не факт. Здесь есть вариации.

Если в уставе компании отсутствует директива о выдаче отпуска генеральному директору, то следует полагаться только на Трудовой кодекс. Первым и бесспорным по данному вопросу является положение статьи 122 ТК РФ, согласно которой каждый сотрудник (и должность генерального директора не является исключением) должен отдыхать не менее 28 дней в году. И это даже не право рабочих, это их долг. Если кто-либо из сотрудников компании не ушел в отпуск более двух лет, компании грозят серьезные штрафы.

Кроме того, трудовое законодательство предусматривает:

Запись отпуска генерального директора может происходить по разным сценариям:

1. Когда генеральный директор также является владельцем бизнеса, а у компании нет других учредителей, логично, что он ни у кого не спрашивает разрешения на отдых и не пишет заявления. В этом варианте сразу оформляется заказ, который утверждает сам владелец-администратор. Кроме того, в обеих подписях фигурирует одно и то же лицо: и менеджер, и сотрудник, узнавший о заказе. Подчиненные должны предпринять дальнейшие действия:
2. проинформируйте об этом своего менеджера за 14 дней до начала планового отпуска. Согласно ТК РФ статус генерального директора не освобождает должностных лиц от этой обязанности;
3. оформить заказ на следующий праздник (минимум за 3 дня);
4. выплачивать отпускные не менее чем за 3 дня (требование статьи 136 ТК РФ);
5. оформить приказ о назначении лица, которое будет выполнять функции генерального директора в его отсутствие (оформить отдельный документ или внести информацию в приказ о предоставлении отпуска).
6. Несколько иная схема будет применяться, если директор является одним из соучредителей компании и имеет долю в капитале. Действительно, если в уставе компании нет ничего другого, нет необходимости в отдельном приказе о введении в дело заместителя генерального директора в праздничные дни, потому что каждый из учредителей имеет право взять на себя эти обязанности. Но не исключен вариант назначения, если он имеет смысл.
7. Бывает, что генеральный директор — это сотрудник, выполняющий свою работу на основании договора. Поэтому необходимо всегда полагаться на документацию карты, чтобы изучить детали. Если говорится, что руководитель обязан согласовывать даты отпуска с собственниками предприятия, шаги должны быть следующими:
8. управляющий оформляет заявление об отпуске, которое оформляется на имя председателя совета директоров;

   

   допускается оформление заявки на 2 периода одновременно при использовании 28 дней основного отпуска

9. созывается внеочередное собрание, на котором принимаются решения об утверждении вакансии или о мотивированном отказе. Решение утверждается протоколом собрания в письменной форме. Кроме того, необходимо соблюдать предусмотренный в уставе кворум, чтобы количество подписывающих протокол было не меньше установленного. В том же документе совет директоров назначает сотрудника по персоналу компании, который заменит главного исполнительного директора;

   

   Протокол собрания акционеров подписывается всеми участниками

10. отдел кадров составляет отпуск, его подписывает председатель совета директоров или уполномоченное лицо;
11. директор подписывает ознакомление на приказе;
12. нет необходимости уведомлять генерального директора о празднике (ни устно, ни письменно);
13. оплачивает отпуск.

Как видно из всех вышеперечисленных сценариев, отпуск генерального директора оформляется в любой версии. Различаются только подготовительные действия.

Все вышесказанное касается оплачиваемых отпусков генерального директора. Но есть и другие виды праздников:

1. Дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. По трудовому законодательству он не может быть менее трех дней в году. В локальных внутренних актах этот срок может быть увеличен индивидуально для каждого руководителя.

   

   Генеральный директор вправе совмещать основной и дополнительный оплачиваемые отпуска

2. Льготные виды оплачиваемого отпуска: так называемый северный отпуск, продленный (для работников сферы образования) и другие, предусмотренные статьей 116 ТК РФ.
3. Отдых за свой счет. Этот неоплачиваемый период может быть использован начальником в период его подготовки к выборам, поскольку закон запрещает совмещать кампанию с работой. Конечно, генеральный директор имеет право взять отпуск без сохранения заработной платы по другим причинам.

   

   Порядок неоплачиваемого отпуска генеральному директору выглядит так же, как и для любого сотрудника

4. Отпуск по беременности и родам, а также уход за детьми (руководители тоже люди).
5. Учебный отпуск. Берутся очень редко, потому что лидер — это уже сложившаяся единица работы. Но законодательство не лишает его этого права.

Хороший HR-менеджер должен здесь руководствоваться твердым правилом, что все вышеперечисленные виды отпуска предоставляются строго на декларативной основе. Ведь только сам человек, в том числе и руководитель, может загадать желание и взять такой отпуск. Такие выписки помещаются в специальный журнал, обычно они проверяются во время любой инспекции труда.

Видеоинструкция для кадровика: специфика и основания для издания приказа на отпуск

Как правильно составить распоряжение на отпуск директора — содержание, формы, образцы

Отметим, что с 2013 года Госкомстатом РФ отменена обязанность использования единых форм, в том числе для выдачи отпусков (см. Постановление № 1 от 05.01.2004). Таким образом, каждый работодатель имеет право на 2 варианта оформления отпуска:

1. За основу возьмем стандартные формы. Они используются, если генеральный директор является сотрудником компании. Обратите внимание, что их два:
2. форма Т-6 (код ОКУД № 0301005) — такой приказ выдается лично на человека;

   

   Приказ по форме Т-6 предназначен для оформления отпуска конкретного человека

3. модель Т-6а (код 0301019). В него могут одновременно входить несколько сотрудников (включая директора). Это удобно, когда в компании большой штат и одновременно в отпуске несколько человек. Или если в компании бывают периоды, когда большая часть государства находится в состоянии покоя.

   

   Порядок в форме T-6a указывает всех сотрудников, которые уходят в отпуск в течение определенного периода

4. Разработайте форму заказа и используйте ее. Когда в уставе компании есть положения о схеме отпуска генерального директора, подходит только этот вариант, поскольку приказ в форме Т-6 имеет право утверждать только генеральный директор или лицо, выполняющее его функции. И если в уставе указано, что директор должен получить одобрение совета, он не имеет права отдавать такое распоряжение на себя.

   

   Приказ об отпуске генерального директора оформляется по самостоятельно разработанной форме, если есть положения устава, определяющие порядок

Существенным требованием для обоих вариантов является то, что форма должна содержать обязательные базовые данные для рабочего процесса персонала:

1. Название компании — как указано в уставе компании (полностью и сокращенно).
2. Основное содержание постановления касается предоставления отпуска.
3. Информация об уходе сотрудника в отпуск. В данном случае — ФИО генерального директора, его штатная численность, подразделение, в котором он работает по штатному расписанию (обычно отдел или административный отдел), его должность.
4. Тип отпуска (ежегодный оплачиваемый, доплачиваемый и др.).
5. Период работы, на который формируются выходные дни.
6. Количество календарных дней, на которые взят отпуск.
7. Даты — начало / конец отпуска.
8. Подпись самого директора или председателя совета директоров — того, кто распорядился увольнением.
9. Туристическая виза.

Примечание: если приказ оформлен по одному из унифицированных образцов, указание наделения полномочий промежуточным (временным) в него не входит. Для этого нужно оформить отдельный заказ.

Видеоурок: грамотное оформление приказа по форме Т-6

Передача дел и приказ о назначении врио

Для начала отметим: многие сотрудники по кадрам или руководители предприятий иногда забывают, что в отсутствие генерального директора важны не только внутренние процессы и их контроль, может возникнуть необходимость представлять компанию во внешних инстанциях. А в суде или, например, в банке приказ о возложении обязанностей на временно замененного генерального директора не имеет юридической силы. Это регулируется распоряжением Минфина РФ от 21.07.2012 г. 03-02-07 / 1-227 от 25.09.12. Для этого требуется официально оформленная доверенность, в которой указан перечень возложенных на депутата полномочий. Понятно, что доверенность должна быть нотариально удостоверена. Исключение составляют случаи, когда один из учредителей компании выступает в роли заместителя.

Есть несколько вариантов замены и делегирования полномочий:

1. Самый распространенный вариант — когда у генерального директора есть заместитель. Его полномочия по передаче бизнеса во время отпуска главного менеджера закреплены в трудовом договоре или должностных инструкциях (как для заместителя, так и для генерального менеджера). При этом важно, чтобы Устав не содержал противоречащих ему положений. Поэтому достаточно иметь поручение и нотариальную доверенность для выполнения предварительных коммуникаций с властями и кредитными учреждениями. Но здесь необходимо обратить внимание на то, что в приказе не должно быть вопроса совмещения обязанностей. Это не комбинация — это функционал, предусмотренный депутатским трудовым договором.
2. При отсутствии указания о делегировании функций ни в нормативных актах, ни в трудовом договоре директора и его заместителя к трудовому договору должно быть оформлено дополнительное соглашение, в котором должно быть указано, что лицо заменяет директора в порядок совмещенных позиций. Текущая штатная должность временного должностного лица здесь не имеет значения. Ключевым требованием здесь является то, чтобы заместитель работника, занятый неполный рабочий день, мог выполнять как свои обязанности, так и функции генерала во время отпуска начальника. Как правило, это главный бухгалтер или юрист, менеджер по продажам (если компания ориентирована на продажи) или руководитель производства (если компания в первую очередь занимается производством продукции).
3. также возможна передача полномочий совершенно новому сотруднику, принятому в компанию по срочному трудовому договору. Это прописано в договоре, во внутреннем порядке и в доверенности.

Для ясности: в законодательстве нет конкретной формы приказа о наложении пошлин. Основные требования к этому документу стандартные, он должен содержать:

1. Название компании.
2. Дата и номер заказа.
3. Название касается временной передачи офисов (или их части) генеральному директору в связи с праздниками.
4. Суть указа: кому и на какой срок переданы полномочия.
5. Размер доплаты, которая будет причитаться депутату. В приказе допускается указывать не только фиксированную сумму, но и, например, прибавку к разнице между заработной платой генерального директора и заместителя.
6. Причины вступления постановления в силу.
7. Основная подпись с расшифровкой.
8. Виза человека, на которого распространяется заказ (кто знает и принимает эти условия).

Распоряжение о временном назначении должностей генерального директора составляется в произвольной форме с соблюдением правил документооборота

Возможен ли отзыв из отпуска — основания, алгоритм действий, приказ

Во время отпуска менеджера может случиться что-то, требующее его срочного присутствия. Возможность отзыва человека из отпуска регулируется статьей 125 ТК РФ, здесь же указан алгоритм действий. На самом деле, согласно законодательству, должны присутствовать 2 условия:

1. Личное согласие отзывного.
2. Веские причины, к которым относятся:
3. реальная опасность стихийного или экологического бедствия, а также необходимость ликвидации его последствий;
4. угроза промышленной аварии;
5. чП в компании (тяжелые травмы сотрудников, смерть и т д.);
6. угроза того, что компания понесет серьезный финансовый ущерб из-за отсутствия директора, компания может устоять и т д.

Прерывание отдыха по аналогии с уходом в отпуск может оформляться по-разному — согласно требованиям устава или согласно Трудовому кодексу.

Мини-инструкция, если генеральный директор согласно уставу подчиняется решению совета директоров, выглядит следующим образом:

1. Совет директоров проводит внеочередное собрание, на котором принимается решение об отзыве. Составляется письменный протокол, в котором должна быть указана конкретная серьезная причина для компании. Единственный учредитель ограничен своим распоряжением.
2. В случае досрочного прекращения отпуска составляется приказ, который подписывает председатель правления фонда или собственник.
3. с заказом необходимо ознакомить генерального менеджера.

Когда руководитель действует в соответствии с Трудовым кодексом или он сам является собственником компании и инициирует ее выход, выдается приказ об окончании периода отпуска. Документ утверждает только один человек: он сам.

Распоряжение о досрочном отпуске подписывается самим генеральным директором

В любом случае на основании приказа кадровик рассчитывает количество не выходных дней и вносит изменения в личную карту директора, а также корректирует график отпусков для предприятия.

Конечно, как и любой другой сотрудник, руководитель компании имеет право взять прерванный отпуск в другое время или получить компенсацию.

Порядок выезда генерального директора в отпуск, делегирование его полномочий, отзыв из отпуска — все это напрямую зависит от того, прописаны ли эти условия в уставе предприятия. Они определяют: будет праздник декларативным или нет, форма заказа на праздник (стандартная или бесплатная), форма отзыва с праздников и другие нюансы. Несмотря на это, обработка заказа является обязательной процедурой.