Как правильно подготовить приказ на отпуск

С наступлением сезона летних отпусков те из наемных работников, деятельность которых связана с кадровым делом, начинают беспокоиться о правильном и своевременном оформлении документов на предоставление отпуска. Между тем процедура оформления отпускных документов на предприятии давно стандартизирована и отлажена и, как правило, не вызывает затруднений в практической реализации.

Основание для издания приказа на отпуск

Оформлению отпуска предшествует подача сотрудником заявления на отпуск. Строго говоря, от сотрудника не требуется подавать такое заявление, если в компании установлен график отпусков. Однако в современной российской практике сложился именно такой подход: сначала в отдел кадров должно поступить заявление сотрудника, а уже потом может быть оформлено соответствующее распоряжение.

Заявку на отпуск необходимо подать не позднее, чем за четырнадцать дней до начала отпуска. После получения заявления от сотрудника, сотрудник отдела кадров обязан подготовить распоряжение об отпуске и предъявить его руководителю компании на подпись.

Заявления на отпуск можно подать в специальный журнал заявок, который каждая компания заполняет в той форме, которую она считает наиболее приемлемой для себя. Вариант дизайна магазина показан на следующем рисунке.

Реестр заявлений на отпуск можно оформить разными способами

Приказ на отпуск

Для оформления отпуска используется стандартная форма документа. Приказ может быть оформлен как на сотрудника (форма t-6), так и сразу на группу работников, уходящих в нерабочие дни (форма t-6a).

Унифицированная форма приказа на отпуск т-6

Стандартное распоряжение об отпуске содержит следующую основную информацию об уходящем в отпуск сотруднике:

Форма заказа отпуска входит во все стандартные программы по работе с персоналом. Если по какой-то причине у вас нет доступа к специализированному программному обеспечению, вы можете легко скачать эту форму по ссылке.

Каждая организация вправе разработать свой способ нумерации заказов. Обычно для нумерации используется комбинация цифр и буквенных символов. Порядок нумерации документов устанавливается внутренним актом компании.

Как правильно заполнить форму приказа

Выполнение заказа традиционно не вызывает больших затруднений. В заголовке документа следует указать название предприятия (например, ООО «Дирижабль» или ИП «Лютик»), за которым следует номер документа и дата его образования. Кроме того, в специально отведенных полях записывается основная информация об отдыхающем (ФИО, штатная численность, занимаемая должность и отдел, в котором он работает). В зависимости от типа предоставленного отпуска соответствующая информация заполняется в разделе A или разделе B, или в обоих разделах вместе. В разделе А содержится информация об оплачиваемом ежегодном отпуске. Если это какой-либо другой тип праздника, соответствующим образом заполняется только раздел B. Раздел C содержит сводную информацию о предоставленном празднике. Пример заполнения заказа показан на следующем рисунке.

Заявку на отпуск заполняет сотрудник отдела кадров

Как составить приказ о продлении, переносе, разделении на части и об отзыве из отпуска

В некоторых ситуациях сроки планового отпуска могут быть изменены. К таким ситуациям относится, например, случай болезни сотрудника в отпуске, подтвержденный медицинским бюллетенем. В этом случае работник имеет право предоставить медицинские справки, подтверждающие заболевание в период законного отпуска, чтобы продлить период отпуска. После выхода на работу сотрудник пишет заявление с просьбой продлить положенный отпуск или перенести отпуск на другое время, а отдел кадров выдает соответствующее распоряжение. Окончательной формы заказа нет, поэтому документ выпускается в свободной форме. В фотогалерее ниже представлены варианты оформления для указанных заказов.

Фотогалерея: варианты оформления приказа о переносе либо о продлении отпуска

Перенос отпусков возможен при предъявлении больничного листа, подтверждающего заболевание работника во время основного отпуска

Основанием для приказа об отсрочке отпуска является заявление работника

Распоряжение о продлении отпуска оформляется в произвольной форме

Разделение установленного законом 28-дневного отпуска на более мелкие фрагменты также регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Закон предусматривает, что хотя бы часть отпуска составляет не менее 14 дней, а оставшиеся дни можно использовать по желанию, по крайней мере, по одному за раз. Таким образом, нет никакого приказа о разделении отпуска. Каждый раз, запрашивая отпуск, сотрудник пишет соответствующее заявление, в ответ на которое выдается соответствующее стандартное распоряжение.

Видео: деление отпуска на части

Согласно ТК РФ, работодатель вправе досрочно отозвать работника из отпуска при необходимости производства и с согласия работника. В этом случае сам заказ можно оформить в произвольной форме. На следующем рисунке показана форма распоряжения о снятии средств в праздничные дни.

Работодатель имеет право отозвать работника из отпуска раньше, чем предполагалось

Как отменить приказ на отпуск

Иногда обстоятельства складываются так, что работодатель вынужден отменить очередной отпуск работника. Следует отметить, что по закону отпуск полностью не отменяется. Скорее, речь идет только о принудительном переносе периода отдыха на более отдаленное время. В этом случае после подачи работником соответствующего заявления работодатель выдает предписание об отмене отпуска. Другими словами, изменить время планируемого отпуска можно только с согласия самого отдыхающего. Праздник можно перенести на другие дни текущего календарного года. Заказ можно оформить в произвольной форме. На следующем рисунке показан шаблон для этого заказа.

Стандартной формы для отмены праздничного заказа не существует

Кто подписывает приказ на отпуск работника

Распоряжение об отпуске составляется сотрудником отдела кадров и в обязательном порядке подписывается руководителем предприятия.

Видео: правила оформления приказа на отпуск

Как ознакомить сотрудника с приказом на отпуск

После того, как в заказе появится подпись руководителя компании, отдыхающий должен сам ознакомиться с документом. В бланке заказа выделено специальное поле, в котором должен расписаться сотрудник, уходящий в отпуск. Если пренебречь этим моментом при составлении отпускных документов, сотрудник может непреднамеренно нарушить условия ухода в отпуск и в последующих судебных процессах вина за это действие ляжет на компанию, а не на сотрудника. Кроме того, компания может понести административную ответственность за такие действия.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Информация обо всех отпускных, оформленных на предприятии, может храниться в специальном регистре учета отпусков. Единой формы для такого журнала нет, поэтому каждая компания вправе принять наиболее удобный формат ведения этого бухгалтерского документа. На иллюстрации ниже показан пример дизайна номинированного журнала.

Реестр регистрации отпусков может быть оформлен в произвольном формате

Ведение этого реестра не является обязательным.

Порядок и сроки хранения приказов на отпуск и журнала их регистрации

Правила, регулирующие сроки хранения отпускных, определены Федеральным законом от 25.07.2012 г. 43-ФЗ от 2 марта 2016 года. Документы, подтверждающие предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, необходимо хранить в течение пяти лет. Такой же срок был принят для сохранения документации, касающейся учебного отпуска, переноса последующего оплачиваемого отпуска и отзыва из того же самого.

Для отпусков, предоставленных на особых условиях, предусмотрен срок содержания под стражей 75 лет. Эти условия включают:

Такой срок хранения документов объясняется тем, что перечисленные обстоятельства напрямую влияют на стаж работы человека, а также на размер его будущей пенсии.

К архивации распоряжений об отпуске применяются те же требования, что и к архивированию любых других документов, содержащих личные данные. Закон не предъявляет особых требований к хранению этих документов. Организация хранения документов в компании подчиняется принципам практического удобства. Другими словами, документы должны быть поданы таким образом, чтобы сотрудникам отдела кадров было удобно ими пользоваться при необходимости. Например, документы с разным сроком хранения удобнее хранить в отдельных блоках, а сами заказы можно сегментировать по основанию отпуска или другим критериям.

Журнал, в котором ведется регистрация отпускных, должен храниться в течение трех лет с момента последней регистрации (см. Пункт D статьи 358 Перечня, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г).

По окончании периода консервации документов назначается экспертная комиссия для оценки документов. Заказы, которые больше не нужно архивировать, могут быть уничтожены в соответствии с актом экспертной комиссии или по рекомендации руководителя компании.

Видео: сроки хранения приказов об отпуске

Бюрократические процедуры предоставления работникам различных отпусков регулируются законом. Правильность, своевременность и правильность выдачи этих документов кадровой службой зависит не только от успешности прохождения компанией контроля надзорных органов. Неправильно оформленные документы, например, могут служить основанием для вынесения неблагоприятного суждения для компании в случае конфликта между работником и работодателем. Поэтому кадровики должны внимательно подходить к своей работе и соблюдать принятые в компании процедуры работы с документами.