Как правильно вести табель учёта рабочего времени на 2021 год

Трудовой кодекс требует от работодателей вести табель учета рабочего времени. Но некоторые предприниматели считают этот бизнес очень проблемным и бесполезным, ведь им дорога каждая минута. Берут составление табеля успеваемости за «зря потраченное время». Посмотрим, можно ли игнорировать табель. Или все же стоит отдохнуть от деловой суеты и начать вести учет рабочего времени. Как это правильно делать?

Содержание
  1. Почему табель учёта рабочего времени так важен в 2021 году
  2. Кто обязан вести график учёта рабочего времени
  3. Составляем Положение о табеле учёта рабочего времени
  4. Как правильно вести табель учёта рабочего времени
  5. Ведём табель учёта рабочего времени в программе 1С: Камин пошагово
  6. Основные правила заполнения табеля в 2018 году
  7. Таблица: основные кодовые обозначения
  8. Производственный календарь 2018
  9. Видео: Утверждённый производственный календарь на 2018 год
  10. Варианты заполнения табеля по учёту рабочего времени
  11. Бланки для ведения табеля учёта рабочего времени актуальные в 2018 году
  12. Форма 0504421
  13. Упрощённая форма табеля учёта рабочего времени
  14. Исправляем ошибки согласно законодательству
  15. Штрафы за ошибки в табеле учёта рабочего времени или его отсутствие в 2018 году
  16. Видео: как систематизировать работу с табелем учёта рабочего времени
  17. Корректирующий табель
  18. Когда нужна выписка из табеля учёта рабочего времени
  19. Сроки хранения табелей на предприятии
  20. Видео: Ведём табель учёта рабочего времени правильно

Почему табель учёта рабочего времени так важен в 2021 году

Табель учета рабочего времени считается основным документом. Поэтому при любой проверке представители налоговой и госинспекции обязательно спросят вас об этом.

Почему табель успеваемости так важен? Этот документ нужен для правильного расчета заработной платы и соответственно налогов. В конце концов, он записывает фактическую проделанную работу. Благодаря этой отчетности бухгалтерия рассчитывает заработную плату, пособия, отпуск, больничный и другие выплаты.

обязательно вести ведомость посещаемости. Это требование распространяется на всех предпринимателей, в подчинении которых есть сотрудники: как физические, так и юридические лица.

Расписание будет полезно при любых спорах, жалобах, спорных вопросах внутри команды. В табеле успеваемости вы можете отслеживать каждый дополнительный час работы вне зависимости от того, работаете ли вы в праздничные дни или в выходные. И даже по расписанию всегда можно подсчитать отсутствующих и опоздавших сотрудников.

Основываясь на информации в расписании, HR может вознаграждать или наказывать сотрудников.

Как правильно вести табель на 2021 год

Денежный бонус за сверхурочную работу всегда приятен

Кто обязан вести график учёта рабочего времени

Разберемся, кому писать и сохранить табель успеваемости.

В соответствии с «Инструкцией по применению и составлению первичной бухгалтерской документации», действующей в 2018 году, форму должен заполнять конкретный сотрудник, уполномоченный приказом начальника. Документ должен быть подтвержден подписями отдела кадров и руководителя.

Жизненный опыт показывает, что менеджер часто очень поверхностно ведет табель успеваемости. Бремя просто перекладывается на первого явившегося сотрудника без приказов, утвержденных форм, без компенсации и никаких стимулов для дополнительной работы. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом относится к работе. И с радостью выполняет чужие обязанности бесплатно. Ничего страшного, когда у этого сотрудника достаточно времени, и он может вести табель успеваемости и выполнять свою основную работу. Но обычно дополнительная неоплачиваемая работа мешает и заставляет нервничать.

А некоторые даже игнорируют табель. Они работают, ерзают, у них даже нет времени думать об этом. «Какая табель успеваемости? О чем ты говоришь? Всего у меня работает 10 человек, без табеля успеваем. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать другого сотрудника невыгодно ». Обычно так себя ведут новоиспеченные бизнесмены. У них в компании очень мало сотрудников, всех устраивает зарплата, казалось бы, нет» Нет необходимости вести табель учета рабочего времени. Но это пока. Когда сюда приедут и госинспекторы. Вот тогда предприниматель начинает понимать важность ведения табеля успеваемости.

В крупных компаниях программу обычно поддерживает «хронометрист». Если табель доступен неуполномоченному лицу, это чревато штрафами. А сама бухгалтерская ведомость в этом случае считается недействительной. Только хронометрист может законно вести расписание.

Если организация небольшая, за заполнение формы может отвечать другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, сотрудник отдела кадров или руководитель отдела (он ведет учет для своего отдела).

В этом случае должен быть соответствующий приказ от начальника. А трудовой договор дополнен новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если такие документы недоступны, сотрудник может отказаться от обязанности вести учет рабочего времени. При этом лидер не имеет права принуждать его выполнять эти обязанности.

Только уполномоченное лицо несет полную ответственность за правильность информации о расписании.

Программа составляется ежемесячно. После обработки данных в табеле учета рабочего времени хронометрист и все менеджеры ставят свои подписи. После того, как документ поступил в ведение бухгалтерии, проверяются все баллы и начисляется заработная плата сотрудникам предприятия. Табель учета рабочего времени недействителен без подписи менеджера.

Как правильно вести табель на 2021 год

Работа хронометриста должна быть оплачена

Составляем Положение о табеле учёта рабочего времени

В целях систематизации сбора и обработки информации по хронометражу составляется «Положение о табеле учета рабочего времени».

Это постановление является правовым актом. Его можно составить примерно по следующим пунктам:

  1. Основные положения. В этом разделе необходимо описать цель, для которой документ создается и управляется.
  2. Обязанность. Определены сотрудники, которым возложены обязанности по его обслуживанию.
  3. Правила заполнения табеля учета рабочего времени. Утвержден порядок ведения табеля, форма формы, учтены особенности организации, описаны нюансы заполнения табеля.
  4. Основные цели и задачи. Порядок передачи документа в бухгалтерию и кадровую, дату предоставления табеля учета рабочего времени начальнику (оговаривается как бумажная, так и электронная версии документа).

В компании сделали еще проще: нашли в Интернете готовый регламент, скачали. И они немного изменили документ, адаптировав его под свою организацию.

После того, как постановление составлено, все участники должны с ним ознакомиться. И даже с приказом о его утверждении ставят подписи и исполняют свои обязанности.

Как правильно вести табель на 2021 год

Образец регламента показан не полностью

Как правильно вести табель учёта рабочего времени

Есть 2 варианта ведения расписания: электронный и бумажный.

Электронная версия используется чаще, она удобнее и быстрее. Кроме того, вы можете в любое время внести необходимые изменения или исправления. В течение отчетного периода хронометристу необходимо только внести изменения в электронный табель учета рабочего времени. Программа сама выполняет необходимые расчеты.

Самый продвинутый вариант — это система пропускных карт. Сотрудник приходит на работу (или уходит), держит в руке карточку, и программа автоматически вносит в табель учета рабочего времени данные о его фактическом пребывании на рабочем месте.

Чаще всего электронный табель ведется в программах Excel и 1С.

Наша организация работает с программой 1С: Камин. Этот вариант ведения табеля очень удобен и прост. Как это делается, показано в примере ниже. Этот метод актуален в 2018 году.

Ведём табель учёта рабочего времени в программе 1С: Камин пошагово

  1. вам необходимо открыть документ для ввода в ячейку «Заработная плата».
  2. На панели навигации выберите команду «Расписание» и создайте новый документ.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Кнопка «Табель учета рабочего времени» обведена красным

  3. Нажимаем кнопку «создать».

    Как правильно вести табель на 2021 год

    В новом окне находим кнопку «создать»

  4. Введите дату документа в форму.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Дата и период расположены рядом друг с другом

  5. Срок документа формируется с даты. Появится окно с вопросом «Изменить период?» Щелкните «Да». Допустим, если ввести дату 30.04.2018, период документа формируется на апрель 2018 года. В модуле «организация» выберите «услуга». Обычно «сервис» настраивается автоматически. В этом случае мы оставляем его без изменений.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    После ввода даты «Изменить период документа?»

  6. Добавьте сотрудников в табличную часть. Для этого нажмите кнопку «выбрать» и выберите сотрудников, которые работали в апреле.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Кнопка «выбор» позволяет перейти к списку

  7. Выбираем дивизию. Для этого нажмите кнопку выбора, затем кнопку «выбрать» и выберите нужный блок. Нажимаем кнопку «собрать».

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Выбор подразделения через форму

  8. Наши сотрудники прокрались в табличную часть документа.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Выделена таблица с данными о сотрудниках

  9. Первичная компиляция осуществляется на основании данных документа на начало месяца согласно табеля рабочего времени сотрудника. При этом определяется суточный ритм: работа, выходные, отпуск, предпраздничные, количество часов работы, количество часов работы в ночное время. Эти данные автоматически открываются в нашей таблице.
    После автоматического открытия таблицы вы можете вводить новые значения и редактировать существующие значения и коды.
  10. Когда все данные будут введены, нажмите на «дискету» (сохраните документ) и продолжайте. Для этого есть несколько кнопок.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Сохраняем и публикуем документ

  11. Нажав кнопку «печать», вы можете сгенерировать распечатанную утвержденную форму №. Т — 13 табелей.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Мы перешли на форму Т-13

    Осталось только распечатать готовый табель успеваемости, подписать его и отправить бухгалтерам для сверки и расчета заработной платы сотрудников.

Основные правила заполнения табеля в 2018 году

Для любой формы табеля успеваемости в 2018 году все еще существуют некоторые требования к заполнению формы:

  1. Табель учета рабочего времени должен содержать информацию о компании в шапке профиля: официальное наименование, подразделение, код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа.

    Примечание! Если организация имеет название, например «Геология», и оформлена как ИП Кирьянов В.С., то в данные табеля вносится «ИП Кирьянов В.С.»

  2. Указывается тип документа: первичный или корректирующий. Даты начала и окончания бухгалтерского учета.
  3. Информация о работниках. Должность, ФИО, номер личного дела.

    Некоторые организации игнорируют раздел «номер личного дела». Но лучше прописать, чтобы не было путаницы. Это особенно актуально для крупных организаций, где присутствуют омонимы.

  4. Перед ячейками с фамилиями заполните столбцы таблицы, соответствующие дням месяца.
  5. Рабочий день каждого сотрудника отмечен фактическими отработанными часами или отклонениями от графика.
  6. Вся информация о посещении вводится в виде специальных кодов, установленных Госкомстатом.
  7. Сводный результат фактической разгрузки выводится в отдельные столбцы (подсчитывается сумма часов и дней). Также вычитается общее количество государственных праздников и выходных.

Таблица: основные кодовые обозначения

Цифровой шифр Цифра буквы Имея в виду Примечание
01 Я Дневная явка Используется для обозначения фактического присутствия сотрудника
02 ЧАС Явка ночью Проведение официальных мероприятий с 22.00 до 6.00
03 PB Праздничная явка Выполнение служебных обязанностей в дни, которые согласно утвержденной программе являются праздничными
04 С УЧАСТИЕМ Со временем При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считается необычным
06 К Период деловой поездки Время, проведенное сотрудником в командировке по организации, фиксируется
09 ИЗ Праздничный период Указывается время нахождения сотрудника в отпуске
10 OD Дополнительный период отпуска Определенные категории граждан (например, женщины с детьми до 14 лет) имеют право на дополнительный отпуск. Вы платите по закону
14 Р Время, проведенное в декретном отпуске При наличии больничного листа, который выдается женщине в дородовой и послеродовой период
15 Охлаждающая жидкость Время отпуска по беременности и родам Применяется для женщин, изъявивших желание взять отпуск по уходу за ребенком до трех лет
18 БД Отпуск за свой счет Обозначение применяется в случаях, когда работник находится в дополнительном отпуске без сохранения содержания
19 Б Период болезни Оплачиваемый отпуск по болезни. Во-первых, он устанавливается по требованию сотрудника. Окончательная фиксация возможна только после предоставления больничного листа
ветры Т Время нетрудоспособности без оплаты труда Факт заболевания подтверждается справкой из медицинского учреждения. Отсутствие работы связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления отпуска по болезни
26 год В Выходные или праздничные дни Отмечаются дни, когда бизнес не работает по расписанию
тридцать NN Неявка на рабочее место без объяснения причин Обычно временное назначение, когда причина отсутствия сотрудника не выяснена. После объяснения причины буквенное обозначение может измениться

После того, как табель будет заполнен и распечатан, он должен быть представлен уполномоченным лицам на подпись.

Производственный календарь 2018

Ежегодно Минтруд России разрабатывает производственный календарь. На его основе составляется Табель учета рабочего времени. В 2018 году общее количество выходных и праздничных дней составит 118 дней, 247 дней считаются рабочими днями.

Видео: Утверждённый производственный календарь на 2018 год

Варианты заполнения табеля по учёту рабочего времени

Согласно Письму Минфина № 02-06-10 / 32007 от 2 июня 2016 г есть два варианта заполнения расписания:

  1. Непрерывный метод: заполняются все ячейки визита или прогулов сотрудника.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    Лист посещаемости заполняется непрерывно

  2. Методика исправления отклонений от расписания: заполняются графы, соответствующие прогулам, прогулам, дням в пути, праздничным дням, сверхурочным и другим данным. Этот метод актуален, когда дневное количество рабочих часов на предприятии постоянно.

    Как правильно вести табель на 2021 год

    В табель успеваемости фиксируются только отклонения от программы

Бланки для ведения табеля учёта рабочего времени актуальные в 2018 году

В 2004 году Госкомстат РФ утвердил 2 базовых модуля для предпринимателей: Т-12, Т-13.

Форма Т-12 заполняется вручную. Есть отдельный столбец для расчета оплаты по фактически отработанным часам, внесенным в график. Этот элемент можно оставить пустым, если расчеты выполняются отдельно.

Как правильно вести табель на 2021 год

Пример заполненной анкеты по форме Т — 12

Т-13 — это электронная версия документа, скомпилированная в специальные компьютерные программы. Это более удобная форма, так как информация обрабатывается автоматически. В течение отчетного периода готовый документ необходимо распечатать и предъявить руководителям на подпись.

Как правильно вести табель на 2021 год

Пример расписания T-13

В 2018 году эти модули носят рекомендательный характер. Министерство финансов издало специальное постановление, которое вступило в силу 1 января 2013 года и действует до сих пор. Единая форма отменена. Поэтому вы можете заполнять формы любой удобной формы.

Однако при контроле «злостные» госинспекторы могут найти недоработку и наложить штраф. За несоблюдение рекомендаций Минфина. По-прежнему рекомендую остановиться на формах Т-12, Т-13, ранее унифицированных Госкомстатом. При необходимости лучше всего внести в эти модули необходимые изменения. К тому же эти формы очень доступны по цене.

Форма 0504421

Иногда коммерческие организации используют другую форму отчетности — нет. 0504421. Данная форма утверждена для государственных бюджетных предприятий. Но при желании можно использовать. Здесь можно отметить дополнительные кодовые знаки: разрешение на учебу, учебные дни отдыха, замена групп продленного дня.

В 2018 году форма № 0504421 особенно актуальна для частных учебных заведений.

Как правильно вести табель на 2021 год

Пустая форма № 0504421

Упрощённая форма табеля учёта рабочего времени

Для удобства в подразделениях предприятия иногда ведутся упрощенные расписания, а затем их передают хронометристу для заполнения единой формы.

Упрощенным расписанием можно управлять вручную, вы можете заполнить существующие шаблоны в программе Excel (или любой другой). Или создайте сами в тех же программах.

Как правильно вести табель на 2021 год

Для вашего удобства сохранена упрощенная форма табеля учета рабочего времени

Исправляем ошибки согласно законодательству

Заполнение табеля — ответственная работа. Требуется забота ответственного сотрудника. Ведь любые ошибки могут привести к неприятным последствиям. Например, если вы введете неверные данные в столбцы рабочего дня, заработная плата сотрудника будет рассчитана некорректно. Могут разгореться споры.

Для внесения изменений в табель учета рабочего времени, в соответствии с Федеральным законом «Бухгалтерский учет» от 06.12.2011, необходимо вычеркнуть неверные данные горизонтальной чертой, написать правильные данные вверху, а затем отметить дату исправления и полную имя ответственного сотрудника.

Штрафы за ошибки в табеле учёта рабочего времени или его отсутствие в 2018 году

Если в ходе проверки контролирующие органы обнаружили ошибки, организация вправе наложить штраф до 5 тысяч рублей.

Чаще всего это следующие недостатки:

  1. Неправильная кодировка, когда сверхурочные и сверхурочные не учитываются, или другое.
  2. Заработная плата не соответствует расчетам.
  3. Ошибки при начислении больничного листа.
  4. Когда вы суммируете расписание с финансовыми отчетами, значения различаются.

При отсутствии табеля успеваемости в организации штрафы увеличиваются до 50 тысяч рублей. Загружается с головы.

Видео: как систематизировать работу с табелем учёта рабочего времени

Корректирующий табель

Если, например, сотрудник находился в отпуске по болезни, принес справку после отчетного периода, а хронометрист уже составил график с отметками о прогулах больного сотрудника, что делать?

В таких случаях инициируется другой документ — корректирующая табель. Рекомендуется прикрепить записку от сотрудника, который отвечает за ведение табеля. В примечании указываются причины введения дополнительного корректирующего документа и прилагаются соответствующие справки (больничный, квитанция сотрудника и др).

Для перерасчета заработной платы необходим корректирующий лист.

Заполнить лист исправлений можно двумя способами:

  1. Повторите все данные в основном табеле учета рабочего времени с учетом поправки.
  2. Внесите только измененные данные в соответствующие столбцы.

Корректирующим расписаниям присваиваются порядковые номера. Основной документ не принимается во внимание.

Форма для заполнения листа исправлений используется как основная. Только в шапке профиля указано, что этот документ «корректирующий».

Когда нужна выписка из табеля учёта рабочего времени

В некоторых случаях может потребоваться выписка из расписания. Например, согласно ТК РФ, при увольнении работник имеет право потребовать выдачу табеля с другими личными документами. Или вам может понадобиться табель успеваемости от сотрудницы, которая уходит в декретный отпуск. По запросу Госинспекции также необходимо сделать выписку из табеля успеваемости.

Как она? Это специальная форма, которая заполняется согласно табели учета рабочего времени.

Как правильно вести табель на 2021 год

Образец формы

Декларация должна содержать следующую информацию:

  • период времени, за который было сделано заявление;
  • номер выписки по счету и дату составления;
  • кодовые знаки при посещении сотрудника, соответствующие табелю;
  • номера финальных розыгрышей;
  • номер расписания, из которого записываются данные;
  • название компании;
  • Полное имя сотрудника, которому дается выписка.
  • Декларация скреплена печатью компании и подписью уполномоченного лица или руководителя.

    Следует помнить, что Трудовой кодекс обязывает работодателей выдавать выписку из табеля рабочего времени только сотрудникам, которые работают в компании. Если сотрудник уже был уволен, никто не обязан предоставлять ему этот документ.

    Сроки хранения табелей на предприятии

    В конце отчетного периода табель архивируется. Как и любую документацию, табель рабочего времени должен храниться в течение 5 лет.

    Это не касается предприятий, сотрудники которых работают в особых условиях труда: организации Крайнего Севера, условия труда наибольшей опасности. В этом случае архивная документация хранится 75 лет.

    Видео: Ведём табель учёта рабочего времени правильно

    Будьте ответственны за ведение расписания в своей компании. В конце концов, от этого зависят заработная плата, налоги, льготы и наказания сотрудников. Это важный документ для бухгалтера, отдела кадров и самого менеджера.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Сервис помощи по юридическим вопросам, узнайте, как решить вашу проблему
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: