Как проверить 6-НДФЛ на ошибки

Форма 6-НДФЛ — один из вариантов для отчитывающихся организаций и индивидуальных владельцев бизнеса, которые наняли сотрудников. Документ представляет собой общий финансовый отчет, в котором обобщается информация обо всех денежных выплатах сотрудникам. Декларация подается в рукописном и электронном виде. Второй вариант используется в случаях, когда штат компании превышает 25 человек. Учитывая, что данная форма отчетности была введена только в 2016 году, при заполнении 6-НДФЛ допущено много ошибок. Давайте рассмотрим, какие неточности обнаружены и как можно исправить документ, чтобы избежать жалоб и штрафов со стороны ФНС.

Письмо ФНС России от 01.11.2017 г. ГД-4-11 / 22216 @ «О направлении рассмотрения нарушений в части заполнения и сдачи расчета по форме 6-НДФЛ»

Скачать форму 6-НДФЛ

Наиболее распространённые ошибки

Следует сразу отметить, что, учитывая большое количество нарушений, налоговая служба опубликовала письмо с перечислением типичных ошибок. В налоговых органах считают, что эта информация поможет корпоративным бухгалтерам сократить количество неточностей при заполнении документа и избежать штрафных санкций.

Рассмотрим самые частые ситуации.

Контрольные соотношения

Нарушение параметров контрольной отчетности — одна из самых частых ошибок в бухгалтерском учете. Здесь допускаются следующие неточности:

1. Строка 020 первого раздела: размер начисленной прибыли меньше суммарного дохода, указанного в модели 2-НДФЛ;
2. Строка 040 первого раздела: указанная сумма налога меньше указанной в форме 2-НДФЛ.

таких ошибок легко избежать, если при заполнении отчетной документации использовать электронные сервисы, такие как Kontur.Extern. Здесь коэффициенты управления указываются автоматически, что исключает влияние человеческого фактора. Если налоговый агент вводит неверную информацию, система выдает сообщение об ошибке.

Несоблюдение пояснений налоговой службы

Бухгалтеры часто путают порядок ввода информации об уплате налогов. Эти ошибки типичны для ситуаций, когда зарплата за январь выплачивается в феврале и так далее. Большинство предприятий работают по этой схеме, однако некоторые бухгалтеры постоянно включают в документ сумму налога, которая должна быть удержана только в следующем отчетном периоде.

При этом в пояснительном письме ФНС четко указано, что если заработная плата за один квартал выплачивается в следующем, то в строке 070 заносится нулевое значение. Чаще всего такие неточности возникают при отражении июньской зарплаты сотрудника в отчетах за первое полугодие. В такой ситуации информация должна отображаться в отчетных документах, представленных по итогам 9 месяцев.

Честно говоря, следует четко указать, что эта ошибка не критична и не влечет за собой штрафных санкций. Более того, здесь нет необходимости даже подавать разъясняющий отчет. Дело в том, что при таком нарушении НДФЛ не меняется. Однако при подаче 9-месячных отчетов вы должны иметь в виду, что информацию за июнь не нужно указывать здесь, иначе сумма налога будет удвоена, и это приведет к отставанию.

Материальная помощь отображена не в полном объёме

Материальная помощь включает подарки и другие выплаты сотрудникам. Для данных видов денежных льгот установлены определенные лимиты, в рамках которых материальная помощь исключается из налоговой базы. Отсюда следует, что материальная помощь в полном объеме указывается только в тех случаях, когда для выплаты предусмотрен отдельный код дохода или удержания. Если говорить об отчетности, то с присвоенным кодом финансовая помощь указывается в строке 020 в размере фактической суммы.

В ситуациях, когда код не присвоен, платеж указывается в отчетной документации исключительно в пределах налоговой базы. Отметим, что закон не предусматривает штрафных санкций за такое нарушение: даже если размер материальной помощи превышает установленный лимит, это не влияет на общий порядок исчисления налога.

Всегда следует помнить, что материальная помощь отображается в формах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, поэтому нужно убедиться в отсутствии расхождений между информацией, указанной в документах.

Второй раздел разбит по налоговым ставкам

Довольно частая ошибка, вызванная невниманием к рекомендациям ФНС по оформлению отчетной документации. Согласно пояснениям налоговой службы, делить доход второй части по действующей налоговой ставке не стоит. Информация заносится в отчет в хронологическом порядке, при этом ставка налогообложения не играет существенной роли.

Как и в предыдущих случаях, это несоблюдение не является существенным нарушением, поэтому здесь штрафы не применяются. Фактически, если бухгалтер разбивает оба раздела отчетного документа по ставкам, информация не искажается. Поэтому здесь речь идет о нарушении правил оформления отчетной документации.

Работник приносит распоряжение на налоговый вычет в середине года

В таких ситуациях НДФЛ подлежит перерасчету с начала календарного года. Несмотря на эту особенность, подавать перерасчет с уточнением по заполненной форме 6-НДФЛ не нужно, хотя это не считается ошибкой.

В следующий раз, когда вы будете заполнять документ, вам необходимо внимательно изучить заполнение строк 030 и 090. В первом столбце указывается сумма вычета, во втором — сумма возвращаемого налога. Посмотрим, как будет выглядеть такая ситуация на конкретном примере.

Предположим, что сотрудник компании «Астра» имеет право на имущественный вычет в размере 1,5 млн руб. Сообщение было отправлено в бухгалтерию в июне. До подачи уведомления сотрудник получил заработную плату в размере 200 000 рублей. С этой суммы удержан налог в размере 13% или 26 000 рублей. После получения уведомления бухгалтер произвел перерасчет и вернул ранее удержанные суммы. Кроме того, не удерживался налог со следующей зарплаты в размере 40 000 рублей.

В форме 6-НДФЛ вышеуказанные манипуляции заключаются в следующем:

1. В строке 020 будет указана сумма 240 000 рублей;
2. В строке 070 указывается сумма возвращаемого налога в размере 26 000 руб.

Добавление отпускных выплат

Предположим, бухгалтерия ошиблась при начислении отпуска сотруднику фирмы, заплатив меньше положенного. Впоследствии ошибка была обнаружена, а во втором квартале был произведен перерасчет и сотруднику была выплачена недостающая сумма. Рассмотрим, как 6-НДФЛ будет заполнена в такой ситуации.

Так, допустим, некому Семенову в конце марта были выплачены отпускные в размере 25000 рублей, с этой суммы удержан налог в размере 3250 рублей. В апреле выяснилось, что деньги Семенову выплачены не полностью, и бухгалтерия произвела доплату в размере 2000 рублей, что подразумевает удержание налога у источника выплаты в размере 260 рублей. В отчетной документации эта финансовая операция отображается следующим образом. В первом разделе указывается полная сумма оплачиваемых отпусков с учетом внесенной доплаты. Во втором разделе дополнение отображается в отдельном блоке со строками заполнения 100–140. Отметим, что «доработка» в такой ситуации не сдаётся.

Общие ошибки

Здесь можно выделить следующие виды нарушений:

1. Некорректное составление расчетов, например, в первом разделе отображается неакумулятивная сумма;
2. При смене юридического адреса отчет направляется в налоговый орган по месту предыдущего головного офиса организации;
3. Отчет представлен с нарушением установленных сроков;
4. Поля ОКТМО и КПП заполнены неправильно.

Кроме того, некоторые крупные компании представляют 6-НДФЛ в бумажном формате, хотя, если количество сотрудников превышает 25 человек, принимается только цифровой формат.

Неправильное заполнение первого раздела

Просмотр информации по всем статьям дохода, включая начисленные и удержанные налоги. Раздел заполняется нарастающим итогом с начала года. Типичные неточности, допущенные при компиляции, выглядят так:

1. Строка 020 — включен освобожденный доход;
2. Строка 070 — отображается налог, который еще предстоит удержать в следующем отчетном периоде;
3. Строка 080 — включен налог, еще не подлежащий передаче;
4. Строка 090 — отображается разница между начисленными и удержанными налогами.

Неправильное заполнение второго раздела

Здесь отображаются спецификации финансовых транзакций. В частности, указываются даты получения платежей сотрудниками и подлежащих уплате налогов. Следует отметить, что в этом разделе содержится информация за 3 месяца. Например, если отчет подан за 2018 год, второй раздел охватывает период с октября по декабрь.

Наиболее частая ошибка при проектировании второго раздела — ввод данных по компетенциям. Кроме того, часто путают даты получения дохода, расчета и удержания налога.

Как исправить ошибку

Если при составлении 6-НДФЛ были допущены неточности, составляется акт разъяснения. Кроме того, на титульном листе указан порядковый номер внесенного исправления в формате 001, 002, 003 и т.д. В зависимости от количества допущенных ошибок.

Затем вводится дата заполнения отчетной документации и заново создается форма 6-НДФЛ, только актуальная информация вводится в неправильно оформленные поля.

Штрафные взыскания

Если ошибка искажает бухгалтерскую документацию, содержит неверные суммы налогов или нарушает права сотрудника, в отношении организации принимаются меры наказания. Согласно действующему законодательству, применяется наказание в виде денежного штрафа.

Сегодня размер штрафа составляет 500 рублей за каждый неточный документ. Обращаем ваше внимание, что количество ошибок, допущенных при заполнении отчетной документации, не является основанием для увеличения суммы штрафа. При этом некоторые ошибки, как правило, не являются поводом для применения штрафных санкций. Сюда могут входить допущенные нарушения, не влияющие на размер налога.

Не забывайте, что ФНС имеет право штрафовать налоговых агентов за несвоевременную подачу 6-НДФЛ. Он предусматривает фиксированный размер штрафа в размере 1000 рублей за полный и неполный месяц. Вот пример применения карательных мер.

Допустим, компания «Звездочка» представляет отчетность за первое полугодие. Документы должны поступить в налоговый орган не позднее 1 августа. Однако бухгалтер представляет отчет 12 сентября. Здесь факт нарушения очевиден и срок подачи 6-НДФЛ истек 1 месяц 10 дней. Таким образом, компания будет оштрафована на 2000 рублей: за полный и неполный месяц.

Кроме того, налоговый орган вправе заблокировать счета организации и оштрафовать руководителя в размере 300-500 рублей за несоблюдение сроков подачи налоговой декларации.

Как избежать штрафа

Есть только один способ избежать штрафных санкций: выявить ошибки, допущенные перед налоговым инспектором. Если бухгалтерия подает уточняющий отчет до выявления неточностей сотрудниками ФНС, наказание не применяется.

Заключение

Основные ошибки при заполнении 6-НДФЛ — неверное указание сумм и дат. Поэтому рекомендуется тщательно проверять каждую строку перед отправкой документа. Кроме того, большим плюсом будет использование специальных компьютерных программ. Такие приложения немедленно обнаруживают критические несоответствия и отображают сообщение об ошибке.