Как составить график отпусков

График отпусков — обязательная составляющая рабочего процесса любой компании. Оформление этого документа обязательно для любой организации, независимо от количества сотрудников. По сути, правильно составленная и утвержденная программа предотвращает возникновение споров о порядке отправления сотрудников в обязательный отпуск, гарантирует соблюдение Трудового кодекса и оптимизацию производственных процессов.

Что это такое

График отпусков — это документально оформленный нормативный акт, регулирующий порядок выхода сотрудников предприятия в отпуск. Подготовка этого документа решает следующие производственные проблемы:

1. Соблюдение правил начисления и начисления отпусков сотрудникам;
2. Замена отдыхающего другим работником;
3. Контроль за своевременным предоставлением и использованием обязательного отпуска.

Внимание! Составленная и утвержденная программа доводится до всех сотрудников компании под роспись.

Кто занимается составлением

Это зависит от состояния организации. Например, в малом бизнесе эту проблему решает кадровая служба или бухгалтерия. На крупных предприятиях с большим количеством структурных подразделений графики отпусков составляют руководители цехов или отделов, после чего уже оформленные документы передаются руководителю отдела кадров.

В любом случае программа каникул в форме заказа не оформляется. Уполномоченные лица предоставляют своим подчиненным возможность самостоятельно распределять праздники с учетом личных пожеланий. Эти данные вводятся в программу и передаются кадровикам.

Как оформляется

Программа праздника составлена ​​на единой форме формата Т-7. Это общепринятая форма, обязательная для всех организаций в сфере коммерческой и бюджетной деятельности. Однако закон не запрещает компаниям использовать другие формы документов, разработанные для внутреннего пользования.

Единая форма Т-7

Основные принципы

Несмотря на то, что программа составлена ​​по типовой форме, порядок ухода сотрудников в отпуск устанавливается внутренним регламентом компании. Вполне естественно, что установленные правила и правила внутреннего распорядка не могут противоречить положениям Трудового кодекса.

Когда дело доходит до планирования отпуска, большинство предприятий придерживаются следующих правил:

1. Назначен менеджер по программированию;
2. Определяется срок, в течение которого сотрудники выражают свои пожелания;
3. Сроки устанавливаются, когда менеджеры службы передают расписание менеджеру;
4. Определен срок подачи программы руководителю компании.

Во избежание трудовых споров и разногласий устанавливаются дополнительные условия предоставления отпуска. Например, в учебных заведениях большая часть сотрудников уходит в отпуск летом. Кроме того, регламентированы моменты, исключающие одновременное увольнение руководителя подразделения и его заместителя.

Если график отсутствует

В этом случае авторы привлекаются к административной ответственности. Налагается штраф в виде денежного штрафа:

1. Должностные лица и индивидуальные предприниматели — 1000-5000 рублей;
2. Организации: 30 000-50 000 руб.

Правила составления графика отпусков

Давайте рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся дизайна этого документа.

Когда составляется

Жестких требований в этом вопросе законом не предусмотрено, поэтому можно раздавать праздники сразу после начала нового года. Однако законодатель устанавливает сроки утверждения документа: максимум 2 недели до конца текущего года.

С учетом этих требований программа отпусков на 2021 год должна быть составлена, утверждена руководителем и доведена до сведения всех сотрудников компании не позднее 17 декабря 2021 года.

Что включают в документ

Программа каникул обязательно охватывает следующие моменты:

1. Список сотрудников: весь персонал предприятия, работающий по трудовому договору;
2. Продолжительность отдыха — учитываются обязательные и дополнительные отпуска, в том числе дни, не использованные в предыдущие периоды;
3. Дата — обычно указывает день или месяц выхода сотрудника на пенсию;
4. Деление — если отпуск разбит на дробные части, этот нюанс также отображается на графике;
5. Включение бенефициаров — голосование проводится за сотрудников, которые имеют исключительное право на отдых.

Кто утверждает

Это ответственность главы компании. Здесь необходимо учитывать, что все сотрудники предприятия должны ознакомиться с утвержденной программой.

Что отображается в графике

Пример заказа для планирования отпуска

Пример приказа об утверждении проекта программы

Приоритетные права отдельных категорий сотрудников

Положениями ТК РФ предусмотрена возможность предоставления внеочередного отпуска отдельным работникам предприятий. Этим правом могут воспользоваться:

1. Жены военнослужащих — закон разрешает предоставление отпуска одновременно с супругом;
2. Работники по совместительству;
3. Лица моложе 18 лет;
4. Женщины в декрете;
5. Мужчины, чьи жены находятся в декретном отпуске.

Продолжительность отпусков

Согласно положениям ст. 122 ТК РФ работодатели предлагают своим работникам ежегодный отпуск. Продолжительность обязательного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. При этом закон разрешает продление отпуска отдельным категориям граждан: инвалидам, ветеранам, несовершеннолетним.

Здесь необходимо уточнить, что можно использовать отпуск сразу или частично. При дробном использовании одна из частей не может быть меньше 14 дней. Разделение обязательного отпуска на части возможно только по соглашению между руководителем и работником.

Статья 122 ТК РФ «Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска»

Длительность дополнительных отпусков

Сотрудники могут рассчитывать на дополнительные праздники:

1. Работники опасных и опасных для жизни производств;
2. Работа в ненормированных условиях труда;
3. Работайте на крайнем севере или в районах со схожими климатическими условиями.

На основе ст. 117 TC минимальный дополнительный отпуск для перечисленных категорий не может быть менее 7 дней. Максимальный срок не установлен законом, поэтому этот аспект регулируется внутренним регламентом компании.

Статья 117 ТК РФ «Дополнительный оплачиваемый ежегодный отпуск работникам, выполняющим работу с вредными и (или) опасными условиями труда»

Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график

При производственной необходимости отпуск сотрудника можно перенести на другое время. Учтите, что такое действие возможно только с согласия сотрудника — директор не может заставить его сделать это по приказу.

При достижении консенсуса изменения вносятся в столбцы документа с номерами 7-10. Добавляем, что хотя унифицированная форма графика отпусков не содержит такого пункта, сотрудник должен ознакомиться с изменениями и заверить свое согласие личной подписью.

Руководитель бизнеса не обязан дополнять график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, хотя закон не запрещает этого. Отпуск новичкам обычно предоставляется после написания заявления.

Программа хранится в течение срока ее действия. Например, если в документе утверждается отпуск сотрудника на 2021 год, срок хранения истекает 1 января 2022 года.

Код отпуска в табеле учёта

Рассмотрим подробнее.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени

Нюансы

В табеле успеваемости выходные, попадающие в праздничный период, всегда обозначаются буквой «B»: эти дни не учитываются при расчете общей продолжительности отпуска.

Если сотрудник заболел, ему, возможно, придется внести исправления в свой заполненный табель учета рабочего времени. Это касается ситуаций, когда больничные дни не добавляются к текущему отдыху, а переносятся на другой период.