Компенсация за использование личного авто

Если сотрудник использует личный автомобиль для нужд организации, ему полагается денежная компенсация. Это право закреплено в Трудовом кодексе Российской Федерации. Выплата компенсирует расходы работника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Вы должны знать, что для получения компенсации вам нужно будет заключить договор с работодателем. А также сохраните все квитанции и квитанции, подтверждающие стоимость автомобиля.

Законодательные и нормативные акты

Компенсация за использование личного автомобиля

ТК РФ гласит, что работник имеет право на компенсацию за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом свидетельствует статья 188. Такое использование может быть разовым или постоянным. Компенсация выплачивается для покрытия стоимости использования машины. Это:

  • покупать бензин;
  • обслуживание и ремонт;
  • амортизация.
  • Эти выплаты не связаны с заработной платой. У них другое предназначение, не связанное с выполнением служебных функций сотрудника. Эти выплаты предназначены для компенсации транспортных расходов, понесенных работником в связи с выполнением его или ее должностных обязанностей. Порядок, размер и сроки выплат устанавливаются трудовым договором.

    Важно! Трудовой кодекс предусматривает использование личного транспорта с согласия работодателя. Наличие таковых подтвердит наличие договора, заключенного между сотрудником и организацией. Возможна передача автомобиля в бесплатное пользование на усмотрение сотрудника.

    Бухгалтерам, которые должны рассчитываться с сотрудником и налоговой службой, помимо налогового кодекса, следует ознакомиться с Постановлением Правительства РФ от 25 декабря 2010 г. 92 «Об определении нормативов расходов организаций на выплату пособий».

    Статья 188 ТК РФ «Возмещение расходов за пользование личным имуществом работника»

    Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении правил по расходам организаций по выплате компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов в служебных командировках, в пределах которых при определении налоговой базы для корпоративного подоходного налога эти расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и продажами»

    Соглашение о покрытии расходов

    Этот документ составлен в интересах работника. Подтвердите договор между ним и работодателем. В документе отражена информация:

  • характеристики машины;
  • размер и сроки выплат.
  • Иногда работодатели предлагают не заключить договор, а оформить заказ. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Желательно заключить договор. Этот документ поможет защитить права сотрудника в случае возникновения спора.

    Компенсация за использование личного автомобиля

    Пример соглашения о покрытии расходов на использование личного автомобиля

    При составлении письменного договора важно указать размер компенсации и ее вид. Отдельной строкой указаны выплаты, которые компенсируют стоимость бензина и обслуживания. Законодательство не предусматривает правил, устанавливающих размер компенсации. Эти проблемы решаются индивидуально внутри компании. Минфин и налоговые службы рекомендуют при расчетах учитывать периодичность использования транспортного средства.

    При расчете налоговых платежей учитывается период использования автомобиля, степень его износа. Примеры можно взять в качестве примера:

    1. Размер оплаты необходимо рассчитывать исходя из средней стоимости оплаты 1 км такси, принятого в городе.
    2. За основу возьмем рассчитанную сумму амортизации.

    Важно! Вы можете приблизительно рассчитать сумму амортизации, разделив рыночную стоимость автомобиля на срок его полезного использования.

    Какая норма выплаты полагается за использование машины?

    Правила устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Нет никаких юридических ограничений или минимальной суммы. Это должно быть разумно. Размер оплаты должен быть обоснован и подтвержден действующими тарифами.

    Работодатель также может предложить заключить договор аренды. В этом случае работник предоставляет машину в пользование организации и получает выплаты в соответствии с договором аренды.

    Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

    Компенсация за использование личного автомобиля

    Сумма должна покрывать расходы работника на:

  • амортизация;
  • Горюче-смазочные материалы;
  • поддержание.
  • При расчете размера компенсации от налоговых органов рекомендуется учитывать следующие параметры:

  • скорость износа;
  • срок использования;
  • частота использования.
  • Важно! При расчете размера компенсации необходимо учитывать, сколько дней в месяц сотрудник использует автомат. Если это посуточно, разумнее будет установить фиксированный платеж. В случае нерегулярного использования количество может варьироваться в зависимости от количества дней использования.

    Определяем размер компенсации

    Компенсация за использование личного автомобиля

    Бухгалтеры, которые рассчитывают и перечисляют надбавку сотруднику, будут учитывать размер выплат, указанный в договоре. Учитываются документально подтвержденные затраты.

    Например, трудовым договором предусмотрена ежемесячная компенсация в размере 6000 рублей. Плата за бензин оплачивается отдельно. Сотрудник ежемесячно подает чеки в бухгалтерию на покупку бензина на АЗС. Таким образом, сумма затрат на бензин прибавляется к ежемесячному платежу в размере 6000 руб. Общая сумма будет переведена сотруднику в качестве компенсации.

    Если в месяце есть отпускные дни, размер ежемесячного фиксированного пособия будет уменьшен в соответствии с количеством отпускных дней. За время, проведенное на больничном, пособие не выплачивается.

    Как подтвердить компенсацию

    Компенсация за использование личного автомобиля

    Для подтверждения законности начисленного вознаграждения предоставляются следующие документы:

    1. Соглашение между сотрудником и организацией. Приложение к трудовому договору.
    2. Документ, подтверждающий право собственности на личный транспорт.
    3. Путевые листы и маршруты, журналы.
    4. Чеки и квитанции на покупку расходных материалов.
    5. Методика расчета платежей.
    6. Отчеты сотрудников.

    Важно! Формы отчетов, предоставляемые сотрудником, должны быть по образцу, утвержденному руководителем организации.

    Налоговый учет

    Компенсация не облагается подоходным налогом с населения. Об этом говорится в письме № 03-04-06 / 22274 Министерства финансов, Приказ Роструда n. 17-3 / Б-291.

    Часть суммы компенсации учитывается при расчете налога на прибыль. Расчет выполняется по установленным нормам и «привязан» к объему двигателя:

  • Стандарт 1200 руб. Для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. М.;
  • норма 1500 рублей за двигатель объемом более 200 м.куб.
  • Для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения расчет производится одинаково.

    Это может вызвать претензии налоговой службы, которые отражаются на расходах фиксированного ежемесячного платежа и, кроме того, на оплате расходов на ГСМ. Сервис считает, что стоимость бензина уже включена в ежемесячную фиксированную ставку.

    Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.

    есть возможность использовать машину сотрудника в деловых целях, заключив договор аренды. При таком соглашении передается только транспорт в пользование, услуги по обслуживанию автомобилей собственник не оказывает. К договору прилагается акт купли-продажи с описанием характеристик и стоимости машины. В финансовой отчетности компании он отражен как арендованный актив. Плата за использование устанавливается по взаимному соглашению сторон. Разумнее выбрать почасовую, а не фиксированную оплату. Таким образом, владельцу не нужно оплачивать часы простоя, например, если сотрудник находится в отпуске по болезни или в отпуске.

    При использовании в лизинге в расходы организации будут включены расходы на бензин и обслуживание автомобиля, на его ремонт, мойку и парковку. Все эти расходы покрываются за счет собственных средств компании. Из арендной платы удерживается НДФЛ, налоговым агентом выступает лизинговая компания. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06 / 33598. Но страховых взносов в этом случае платить не придется. Ведь договоры передачи права собственности в пользование не облагаются авариями и страховыми взносами.

    Важно! Если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности, он может арендовать его по договору с разрешения владельца. Для этого в доверенности должна быть строка о праве лица заключить договор аренды от имени собственника. Владелец будет получать доход от аренды.

    Сравнительная таблица преимуществ и недостатков аренды или компенсации

    Сравнение По договору аренды Фанера
    По налогам Организация отражает платежи по аренде как статью расходов. Это касается как упрощенного, так и общего налогового режима Законодательство предусматривает стандарты в зависимости от перемещения. Автомобили стандартизированы организациями как с общей, так и с упрощенной системой налогообложения. Для грузовиков: при ОСНО оплата полностью амортизируется как расход, при упрощенной системе не может быть амортизирована как расход
    Включение в платежи затрат на горюче-смазочные материалы и бензин Арендуя автомобиль, организация берет на себя расходы на обслуживание и покупку бензина, горюче-смазочных материалов. Следовательно, эти расходы могут быть учтены как расходы Согласно письму Минфина, в сумму компенсации уже включена стоимость бензина, горюче-смазочных материалов. Включение таких платежей в расходы сверх фиксированной ставки может вызвать проблемы для налогообложения
    Наличие или отсутствие НДФЛ и страховых взносов рассчитать НДФЛ нужно с арендной платы. Этот вид оплаты освобожден от страховых взносов Нет НДФЛ и страховых взносов. Выплаченное возмещение должно соответствовать сумме, указанной в договоре
    Если работник не владеет транспортным средством и использует автомобиль по доверенности Для оформления аренды необходимо согласие автовладельца. Если ваше личное присутствие невозможно, в доверенности пользователя должно быть указано право заключения договора аренды В этом случае компенсация не может быть включена в стоимость. Страховые взносы и НДФЛ в этом случае придется рассчитывать

    Письмо Минфина от 20 апреля 2015 г. 03-04-06 / 22274 «Об освобождении от НДФЛ суммы возмещения расходов работника, связанных с использованием его личного имущества»

    Документы для оформления компенсации

    Для запроса компенсации вам понадобятся следующие документы:

    1. Документированный договор, отражающий сроки выплаты и размер компенсации. Здесь можно указать метод расчета.
    2. Документы, подтверждающие, что работник является владельцем автомобиля.
    3. Главное постановление о расчете компенсации.

      Компенсация за использование личного автомобиля

      Пример приказа о присуждении компенсации

    4. Квитанции и чеки, подтверждающие сумму, заявленную сотрудником. Это чеки на оплату бензина, квитанции об оплате ремонта и прочее.

    Размер компенсации законом не ограничен. Но сумма, которую организация может отменить как расход, ограничена правилами.

    Заключение

    Для получения компенсации за использование личного автомобиля в коммерческих целях необходимо подготовить соответствующие документы. Не полагайтесь на устные договоренности с работодателем. Наличие документов, подтверждающих договор, поможет избежать спорных ситуаций в будущем. Налоговая служба и контролирующие органы контролируют надлежащее ведение документации в организации. Их неправильная конструкция может вызвать вопросы у контролирующих органов.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Сервис помощи по юридическим вопросам, узнайте, как решить вашу проблему
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: