При проведении инвентаризации иногда выявляется нехватка предметов инвентаря. Это довольно досадное явление, которое затрагивает сотрудников и руководство. Независимо от причин и формы недостатка, этот факт должен быть зафиксирован, а понесенные убытки должны быть возмещены авторами. Попробуем разобраться, как это происходит.
- На каких основаниях проводится инвентаризация
- Что называют недостачей
- Как выявляется факт недостачи
- Что может послужить причиной недостачи
- Как расследуется факт недостачи
- Оформление выявленной недостачи
- Естественный убыток
- Непредвиденные обстоятельства
- Совершено хищение
- Можно ли списать недостачу
- Удержание недостачи с виновных
- Как правильно удержать недостачу
- Образцы документов
- Особенности недостачи при инвентаризации
- Издержки производства
- Пересортица
- Технические потери
- Хищение
- Если виновных нет
- Правила бухгалтерского учёта недостачи
- Особенности налогового учёта
- Налог на прибыль
- НДС
На каких основаниях проводится инвентаризация
Начнем с того, что для многих понятие дефицита и запасов неразрывно связано с торговлей. Это в корне неверное суждение. Инвентаризация необходима на любом предприятии, независимо от направления бизнеса, в том числе в бюджетных организациях. Фактически инвентаризация проводится для выявления излишка или недостатка товарно-материальных ценностей в балансе организации. Это могут быть товары, наличные деньги, мебель и даже отчетные документы.
Кстати, инвентаризация бывает плановой и внеплановой. В первом случае этот порядок регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливает менеджер, исходя из оборачиваемости и специфики деятельности.
Чрезвычайные ситуации могут служить основанием для внеплановой инвентаризации. Например:
Кроме того, вы можете проверить наличие предметов инвентаря при смене ответственного за хранение.
Что называют недостачей
24114899
За этим определением скрывается отсутствие того, что ранее было включено в финансовую отчетность предприятия и учтено в бухгалтерской документации. Это относится к денежным средствам, активам и материалам, находящимся на хранении. Сумма недостачи обычно вычитается из заработной платы правонарушителя или правонарушителя.
Здесь необходимо уточнить, что упущенная фирмой прибыль также считается недостачей. Например, если товар не может быть продан из-за его поломки. Сюда входит срок годности, когда товары будут продаваться по сниженным ценам. В этом случае недостачей будет считаться разница между фактической и расчетной стоимостью.
Как выявляется факт недостачи
Для раскрытия этого факта на предприятии создается комиссия, которая проверяет все значения в балансе. При осмотре создается инвентарная ведомость, в которую заносится наименование товаров на хранении и указывается их фактическое количество. После этого производится сверка с бухгалтерской документацией и составляется сравнительный отчет.
Что может послужить причиной недостачи
Вот следующие факторы:
Как расследуется факт недостачи
Инвентаризационная деятельность предприятия не является бесхозной, и за нее отвечает конкретный человек из числа сотрудников. При обнаружении недостатка этот сотрудник делает пояснительную записку с подробным описанием причин произошедшего. Данная записка составляется в произвольной форме, но всегда заверяется подписью виновного или подозреваемого в недостаче. Объяснить причины недостачи сотрудник обязан в течение 2 дней с момента запроса.
Степень вины работника определяется руководителем предприятия. Он также имеет право применить к виновным правовые санкции. Например, взыскание суммы убытков или увольнение недобросовестного сотрудника. Если речь идет об увольнении, автор должен знать соответствующее постановление в течение трех дней.
Оформление выявленной недостачи
Когда регистрируется дефицит, всегда учитываются его причины. В частности, убытки могут быть причинены по вине третьего лица или непредвиденных обстоятельств. Также учитывается факт себестоимости продукции. Для каждой ситуации применяются разные типы бухгалтерских проводок.
Естественный убыток
Допустим, в магазине продается мука. При упаковке часть товара крошится, что амортизируется в производственных затратах. Предположим, что за отчетный период недобор составил 2 000 руб., Не считая торговой наценки в 500 руб.
Бухгалтерская запись будет иметь следующий вид:
Непредвиденные обстоятельства
Допустим, в строительной компании сгорела бетономешалка стоимостью 15000 рублей. Накопленная амортизация составила 2500 рублей, виновников возгорания не выявлено.
В отчетной документации это отображается следующим образом:
Совершено хищение
Например, кассир магазина по служебному положению присвоил 12 500 рублей. Вина установлена, недостача будет вычтена из заработной платы кассира равными частями по 1250 рублей в месяц.
В бухгалтерской записи это будет выглядеть так:
Можно ли списать недостачу
Закон предусматривает такую возможность. Например, покупатель в магазине случайно уронил из витрины две бутылки дорогого алкоголя. Это приводит к дефициту, но возместить убытки с покупателя не удастся. Здесь виновным может быть признан сотрудник магазина, который занимался выкладкой товара.
Однако для каждого вида продукции существуют определенные стандарты, которые называются издержками обращения. Если размер недоимки не превышает установленных норм, он может быть аннулирован без юридических последствий. Если в случае поломки алкоголя расходы по распространению приводят к потере 3 бутылок, недостачу можно погасить. Однако этот факт остается на усмотрение менеджера.
Удержание недостачи с виновных
Материальная ответственность обычно оговаривается во время трудовых отношений. Например, владелец магазина будет нести полную ответственность за товары на своем складе. Ведомственный продавец — для товаров, находящихся под вашей юрисдикцией. В случае выявления недостачи убытки возмещаются из заработной платы ответственного лица. Здесь необходимо уточнить, что за недостаток в особо крупном размере возможно привлечение к уголовной ответственности. Однако это наказание не избавляет преступника от вреда.
Обратите внимание, что материальная ответственность может быть личной или коллективной. Второй вариант часто используется в магазинах и супермаркетах. Например, при обнаружении недостачи в колбасном цехе сумму недостачи будут покрывать все работающие здесь сотрудники.
Сумма обычно распределяется равными частями вне зависимости от того, в какую очередь возникла недостача.
Как правильно удержать недостачу
Если убыток выходит за рамки правил распределения затрат, погасить его не получится. В этом случае применяется удержание из заработной платы виновного или ответственного. Чтобы все происходило в рамках закона, соблюдаются следующие правила:
Здесь необходимо уточнить, что возмещение ущерба возможно после увольнения ответственного за недостачу сотрудника. Однако такая процедура проводится только в суде, и работодатель должен будет доказать факт вины работника.
Образцы документов
Инвентарный заказ
Инвентарный заказ
Отчет об инвентаризации
Пример инвентарного акта
Нехватка товаров
Нехватка товаров
Особенности недостачи при инвентаризации
Рассмотрите характеристики различных обстоятельств, вызвавших дефицит.
Издержки производства
Здесь учитываются следующие факторы:
Например, если компания занимается производством бетона, естественные потери сыпучих материалов объясняются и гарантируются местными законами. Эти стандарты пересматриваются каждые 5 лет.
Пересортица
Здесь можно использовать компенсацию и списать недостачу как естественную убыль, но только для определенных видов продукции. В этом случае не всегда используется концепция реклассификации. Для этого необходимо, чтобы товары имели схожие характеристики, количество и название, при этом человек должен нести материальную ответственность за оба вида товаров.
Технические потери
Этот аспект неразрывно связан с технологией производства и не регулируется на законодательном уровне. Поэтому допустимые нормы определяются каждым предприятием в индивидуальном порядке. Необходимо уточнить, что утвержденные лимиты следует строить на основе расчетов, отражающих особенности транспортировки сырья и производственных циклов.
Хищение
На основании статьи 22 Трудового кодекса руководители организаций вправе привлекать своих сотрудников к материальной ответственности. Здесь факт дефицита выявляется проведенной инвентаризацией, устанавливаются причины и виновники. Все эти нюансы оформляются документально, а авторы вычитаются из заработной платы.
Если виновных нет
В таких случаях недостача совмещается с финансовым результатом и отражается в бухгалтерской документации.
Правила бухгалтерского учёта недостачи
Дефицит отображается на счете 94. Списание происходит по себестоимости, при этом учитываются накладные расходы, связанные с отсутствием продукта. Например, транспортировка на склады.
Особенности налогового учёта
Посмотрим на выявленный недостаток через призму Налогового кодекса.
Налог на прибыль
Согласно статье 265 ТУИР выявленная недостача приравнивается к внереализационным расходам. Если необходимо пополнить запасы, это учитывается как расход того периода, в котором была обнаружена недостача.
НДС
В принципе, налог на добавленную стоимость подлежит восстановлению, однако на основании перечня причин, установленного ст. 170 ТУИР, не хватает. Поэтому этот аспект остается спорным, что часто приводит к судебным разбирательствам.
