Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка — это документ, из которого можно получить информацию обо всей служебной деятельности конкретного человека. Эта информация используется для расчета продолжительности услуги.

Внесение информации в этот документ происходит в соответствии с требованиями законодательства. Любое отклонение от правил может привести к признанию введенной информации недействительной.

Чтобы не допустить такого нарушения, все исправления в документ необходимо вносить в строго определенном порядке. При невозможности внести исправления сотруднику выдается дубликат со всеми записями.

Правовая база

Открытие книжки

Для обеспечения бухгалтерского учета важно, чтобы у каждого официально работающего человека была своя книга. Работодатель выдает новый документ в нескольких ситуациях:

1. Если это рабочее место для одного человека — первое.
2. В случае утери документа, ранее выданного сотруднику.

Ответственный за ведение и сохранность документа

Оформлением документов в компании должен заниматься менеджер. Но он может своим решением назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и правильность внесения данных в книгу.

С момента передачи документа в организацию по трудоустройству именно назначенный им менеджер и служащий несут ответственность за обеспечение сохранности книги. В случае несоблюдения данного положения на авторов распространяются следующие виды ответственности:

1. Специалист по кадрам привлечен к ответственности в виде штрафа от 1 000 до 5 000 рублей.
2. Менеджер выплачивает штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостанавливает работу сроком на 3 месяца.

Вопреки распространенному мнению, наличие квитанции за документ на несколько дней не является основанием для освобождения работодателя от наказания. Чтобы избежать проблем, можно действовать двумя способами:

1. 1. Представитель организации самостоятельно сдает книгу в госучреждение.
   2. Работнику выдается заверенная копия этого документа.

Кто вносит записи кроме кадровика

При отсутствии отдельного специалиста все данные в бухгалтерские книги вносит прямой работодатель.

допускается внесение информации в документ другим лицом при наличии квалификации и официально оформленного приказа.

Правила заполнения

Составление документа разрешено только ручками с чернилами следующих цветов: черный, синий или фиолетовый. Использование ручек других цветов не допускается.

Требования распространяются на тип ручки, это может быть гелевая ручка, шариковая ручка или перьевая ручка.

Все серийные номера перечислены в хронологическом порядке.

Невозможно вставить деловые документы в заглавные буквы. Единственное исключение — подпись сотрудника. При желании человек имеет право написать свою фамилию заглавными буквами, чтобы в будущем не возникло проблем.

Весь текст, вставленный в документ, должен быть четким и разборчивым. Информация вводится в графы, обозначенные и заверенные ответственным лицом.

Образец

Составление трудовой книжки: образец

Содержание книжки

Что прописывается на титульнике

Заглавная часть представляет собой список основных сведений о лице, которому принадлежит этот документ. Уполномоченный сотрудник заполняет эту часть книги на основании сведений, указанных в предоставленных им документах, а не с его слов.

Составление рабочей тетради: название

Работа

Трудоустройство

Трудоустройство человека означает, что информация об этом обстоятельстве обязательно фиксируется в его личной трудовой книжке. При отсутствии такой отметки в документе работодатель и кадровик могут быть привлечены к ответственности.

Работа

Вся работа человека в организации отражена в его книге. В документе записано:

1. Данные о повышении квалификации сотрудников.
2. Изменить статус сотрудника.
3. Информация о присужденных призах.

Составление трудовой книжки: информация о работе

Перевод

Перевод считается выполненным по закону только с согласия работника.

Перевод можно сделать двумя способами:

1. Внутренний, когда человека переводят на новое рабочее место в той же организации, и его работодатель не меняется.
2. Внешний, при расторжении текущего контракта и заключении нового контракта с другим юридическим лицом.

Перевод может быть постоянным или временным.

Совместительство

Если человек работает одновременно в двух организациях, необходимо обязательно вводить данные только об одном рабочем месте на рабочем месте. Но по желанию сотрудника в документе могут быть отражены все его текущие должности в организации.

Лучшим вариантом для сотрудника будет именно последний, так как таким образом он сможет добавить себе трудовую книжку и стаж работы по специальности.

Некоторые работодатели категорически против того, чтобы их сотрудники работали неполный рабочий день в других организациях, и даже прописывают этот пункт в своем контракте. При наличии такого обстоятельства не получится отразить в трудовой книжке факт работы по совместительству, так как это явилось бы нарушением условий труда на основном рабочем месте.

Чтобы отразить свою подработку в работе, человек должен обратиться к работодателю, у которого есть этот документ со справкой и декларацией.

Неполный рабочий день

Для нового сотрудника

Факт нахождения человека в организации подтверждается соответствующим постановлением.

Дополнительные сведения

По желанию собственника в его трудовую книжку могут быть внесены дополнительные сведения:

1. Неполный рабочий день.
2. Получите категорию или продолжите образование.
3. Переименуйте организацию с обязательным указанием документа, лежащего в основе этого события.
4. Переименуйте локацию.

Награды

В трудовой книжке есть отдельный специальный раздел о наградах, где прописывается информация обо всех дипломах, степенях и других наградах за работу, предоставляемых организацией.

Устная благодарность от работодателя и регулярно выплачиваемые денежные премии в эту часть документа не входят. Именно этим объясняется отсутствие записей для большинства сотрудников.

Информация о наградах Если сотруднику выдается обыкновенный диплом без выдачи соответствующего приказа, этот факт также не фиксируется в трудовой книжке.

Увольнение

Если работодатель принимает решение об увольнении сотрудника или лицо решает устроиться на работу в другую организацию, факт прекращения трудовых отношений должен быть зафиксирован в журнале учета сотрудников.

Основа — порядок. В приказе подробно описывается причина увольнения: заявление работника или документ, свидетельствующий о нарушении работником трудовой дисциплины.

Перед увольнением сотрудника важно убедиться, что все регистрации подтверждены печатью и подписью уполномоченного сотрудника.

Сокращение штата

Если сотрудник увольняется из-за сокращения штата, это предусмотрено трудовым законодательством. Заказ будет считаться основанием для регистрации.

Восстановление в занимаемой ранее должности

Если работник успевает обжаловать свое увольнение в суде, получив решение на руки, он должен передать его работодателю для его немедленного взыскания.

Если руководитель организации не желает восстановить такого сотрудника в должности, к нему применяются меры административной ответственности.

Восстановление на работе по решению суда

Смерть

Если человек умер, его работодатель все равно должен оформить прекращение трудовых отношений с ним путем увольнения и включить этот факт в его трудовые отношения.

Причины увольнения:

1. Паспорт умершего.
2. Свидетельство о его смерти.
3. Статут.
4. Документы предоставлены специалистами отдела кадров.
5. Бухгалтерские документы.

Взыскания

Записи о привлечении лица к дисциплинарной ответственности в трудовой книжке не регистрируются. Но в случае серьезных или повторных нарушений этот факт может быть законным основанием для увольнения человека по статье.

Внесение изменений

Изменение ФИО

Если фамилия человека, ранее указанная в названии вакансии, изменилась, информацию необходимо изменить. Для этого первая фамилия аккуратно зачеркивается чертой, а вторая пишется над ней.

Правильность введенной информации подтверждается сноской к базе. Например, если вам нужно ввести информацию об изменении имени сотрудника, основой может быть предоставленное вами свидетельство о регистрации брака.

Важно! Исправление подтверждается подписью уполномоченного специалиста и печатью.

Переименование места работы

Изменение названия организации вставляется в документ следующим образом:

1. Первые два столбца не заполняются.
2. Третий столбец — это имя.
3. Четвертый столбец является основой для этих изменений.

Исправление записи

Вы не можете просто удалить запись из документа. После неправильного ввода пишется новый, начиная со следующего номера по порядку. Указывает, какая запись недействительна.

Затем вы должны записать исправленную запись.

Исправление записей в трудовой книжке

Восстановление пропущенной записи

Если запись в книге забыта, человек имеет право обратиться к своему работодателю с заявлением и подтверждающим документом, чтобы заполнить недостающую информацию.

При проводке в документ вставляется фактическая дата события. Кроме того, регистрация происходит по обычным правилам.

Внесение данных задним числом

Ретроспективное составление книги может негативно повлиять на сотрудника: повлиять на его стаж работы и размер пенсионных выплат.

Оформление вкладыша

Если документ заполнен полностью и новую информацию ввести нельзя, кадровик должен открыть вкладыш. Особых инструкций по хранению этого документа нет, поэтому очень часто кадровики просто прошивают его в конце рабочего документа.

Титульный лист не игнорируется: содержащаяся на нем информация дублируется из рабочей книги. Нумерация начинается не с нуля, а продолжается с последней цифры в основном документе.

Заполнение вкладыша трудовой книжки

Дата

Дата, когда сотрудник отдела кадров ввел новую вставку на лицо, проставляется в специальном штампе вверху основного документа. При отсутствии штампа допускается указывать эту информацию вручную.

Выдача дубликата

Если документ был утерян или пришел в негодность, кадровик должен вместо этого выдать дубликат. Этот документ выдается по запросу.

Обычно срок выдачи нового документа составляет 15 дней, но он может быть продлен, если вам нужно получить ответы на запросы от других компаний. В дубликате делается соответствующая отметка о переоформлении документа.

Нюансы заполнения документа

Если предприниматель официально зарегистрирован в налоговой инспекции, он обязан заполнить рабочий лист.

Заполнение служебной книжки осуществляется по обычным правилам, но вместо организации необходимо полностью прописать наименование подразделения государственного органа, в котором человек будет работать.

Нормальный человек не имеет права самостоятельно заполнять рабочий лист. Это должен делать уполномоченный сотрудник организации.

Голограмма — дополнительное средство защиты документа от подделки. Использование этой меры не является обязательным.

Строго определенного места для нанесения голограммы не установлено.

Обязательным условием признания записи действительной является наличие в ней печати организаций. Это подтверждение достоверности введенной информации.

Некоторые сотрудники так часто меняют работу, что на рабочем месте не остается места для новой информации. Решить эту проблему можно, купив вставку.

Вкладыш приобретается руководителем компании, но за счет сотрудника. Заполнение осуществляет уполномоченный менеджер по персоналу.

На первом листе книги необходимо записать серию и номер вкладыша. Только после этой процедуры регистрации этот документ начинает считаться неотъемлемой частью книги.

Вся информация в дополнительном документе вводится так же, как и в книге.

Заключение

Внесение информации в работу связано с множеством нюансов, поэтому это имеет право делать только грамотный человек, назначенный начальником.

Если при заполнении этого документа допущены ошибки или недочеты, у собственника могут возникнуть проблемы с оформлением получения пенсии и расчетом продолжительности своего трудового стажа.