Расчет среднесписочной численности сотрудников организации необходим для статистического учета. Этот параметр используется для целей фискального контроля.
Первый вариант такого отчета вызывает много вопросов у руководителей и бухгалтеров компании. Игнорировать его обучение нельзя, потому что в будущем этот факт станет основанием для привлечения организации и виновного должностного лица к ответственности за несоблюдение требований Налогового кодекса РФ.
Зачем рассчитывать
Среднесписочная численность сотрудников указывает на специальный отчет, который каждая организация сдает в ФНС до 20 января. Следовательно, сдача данного отчета осуществляется ежегодно.
Обязанность представлять такой отчет предусмотрена Налоговым кодексом Российской Федерации, а также утверждена в нем его форма.
Внимание! Если среднесписочная численность сотрудников компании превысила лимит в 100 человек, подача отчетов осуществляется в электронном виде.
И юридическое лицо, и сотрудник, уполномоченный составлять акт, несут административную ответственность за несоблюдение юридических обязательств и непредставление жалобы в сроки, предусмотренные нормативными положениями. Штраф за такое нарушение небольшой, поэтому многие юридические лица ошибочно считают, что подача таких отчетов необязательна.
Однако отсутствие данных о количестве сотрудников может стать поводом для лишения компании ожидаемых налоговых льгот. Все ранее начисленные налоги будут пересчитаны, что также повлечет за собой выдачу штрафов и льгот.
Выплата наложенной санкции ни в коем случае не является основанием для освобождения от отчетности. ФНС должна получить информацию о количестве сотрудников, работающих в организации.
Список лиц, не включенных в статистику, выделен в нормативных актах:
- Неполная занятость.
- Сотрудники, нанятые по контракту GPC.
- Учредители, не получающие компенсации. Учет дивидендов учредителями не является основанием для их учета в качестве сотрудников.
Виды органических
Правила проведения расчета
Вся информация о количестве сотрудников в компании должна быть рассчитана за определенные промежутки времени с учетом заявленных потребностей сотрудников налоговой инспекции.
При составлении такого отчета учитываются сотрудники, которые фактически выполняют свою рабочую функцию в данной организации. Следовательно, субъекты, работающие на расстоянии, на сезонных или временных работах, также включаются в данную финансовую отчетность.
Есть несколько сотрудников, присутствие которых не учитывается при составлении отчета:
- Сотрудники, нанятые в качестве внешних частично занятых сотрудников, никогда не включаются в отчет. Если эта комбинация является внутренней, человек учитывается в отчете только один раз, а не по количеству ссуд и процентным ставкам.
- Учредители учитываются во взаимоотношениях при условии начисления и выплаты им заработной платы. Если человек занимается трудовой деятельностью в организации, но не получает за нее плату (дивиденды не включаются в заработную плату), он не засчитывается в список сотрудников.
- В отчет включаются только сотрудники, отправленные в командировку за границу, в некоторых случаях все зависит от продолжительности этой поездки. При короткой поездке человек попадает в отчет, а при длительной поездке в него не включаются.
- Сотрудники-стажеры могут быть включены в отчет. Все зависит от того, сохранят ли они зарплату.
Стоит отметить, что в организацию могут входить не только граждане, которые работают неполный рабочий день по требованию начальника, но и люди, работающие в это время по закону.
Это включает:
- Несовершеннолетние.
- Кормящие женщины.
- Люди с инвалидностью 1 и 2 группы.
- Сотрудники, работающие во вредных производственных условиях.
Методы расчета численности персонала
Расчет
Месячный
Среднемесячная численность персонала — это средний показатель, с помощью которого можно отслеживать, сколько человек было занято в компании за определенный период времени.
Формула расчета показателя очень проста: к среднему показателю работников, работающих в данной организации на полную ставку, необходимо прибавить наемных работников.
Самый простой шаг в расчете — определить среднее количество людей, работающих полный рабочий день в организации. Для этого просто разделите общее количество всех сотрудников на количество дней в месяце.
Как показывает практика, чаще всего вопросы возникают с определением средней численности частично занятых сотрудников, работающих неполный рабочий день. Для выполнения этой задачи бухгалтер должен определить, сколько человеко-дней отработали все эти сотрудники. После расчета этого параметра он умножается на общее количество рабочих дней в расчетном месяце.
Если человек отсутствовал на своем рабочем месте в течение одного дня, он засчитывается в те же часы, что и в предыдущий рабочий день.
Расчет среднего
За квартал
Чтобы рассчитать среднее количество сотрудников за квартал, просто сложите среднее количество сотрудников за каждый месяц отчетного периода и разделите полученную сумму на три.
За год
Чтобы определить среднесписочную численность сотрудников в компании за год, достаточно рассчитать этот показатель для каждого месяца отчетного периода и сложить полученные суммы. Окончательное число нужно разделить на количество месяцев в году.
Если юридическое лицо не проработало все 12 месяцев в течение отчетного года (например, организация была создана в апреле), расчет количества все равно будет производиться путем деления общей суммы на все месяцы работы на 12.
За полугодие и 9 месяцев
Аналогичным образом ведется отчетность для определения этого показателя за шесть и девять месяцев.
Для этого показатели суммируются по месяцам за выбранный период времени, после чего полученное число делится на 6 или 9, в зависимости от периода, за который нужна информация.
Формула для расчета среднего
Расчет работников, занятых частично
необходимо определить количество часов, отработанных неполный рабочий день. Все дни, когда работник был на пенсии или проходил лечение, засчитываются в количество часов, отработанных в день, предшествующий событию.
Далее необходимо определить среднюю численность занятых сотрудников. Часы, отработанные в течение всего календарного месяца, должны быть разделены на произведение рабочих дней месяца и рабочего времени.
Округление результата
Иногда при написании отчета бухгалтер получает нецелое число. Для отчета эту цифру нужно будет округлить, так как в этом документе подразумевается наличие только целых чисел.
Округление необходимо проводить с соблюдением нескольких правил:
- Если после десятичной точки получена цифра 5 или более, число после десятичной точки необходимо увеличить на единицу.
- Если число после десятичной точки равно 5 или меньше, число остается прежним, а десятые доли просто опускаются.
Отчет по работникам, занятым на неполном дне
Процесс бухгалтерского учета для сотрудников, работающих неполный рабочий день, зависит от того, почему они находятся на этой конкретной работе. Если такой график работы является инициативой главы компании или выполнением законодательного требования, этот сотрудник засчитывается как единое целое.
Если неполное рабочее время предусмотрено трудовым договором, иным нормативным актом организации или при наличии письменного согласия работника, учет ведется в определенном порядке.
Сначала рассчитывается количество человеко-дней:
- Сорокачасовая неделя делится на 8 часов.
- Тридцать шесть часов в неделю — 7,2 часа.
- Круглосуточная рабочая неделя в 4,8 часа.
Кроме того, есть определение средней численности сотрудников, занятых в организации за отчетный период в условиях полной занятости. Отработанные человеко-дни делятся на количество всех рабочих дней за последний месяц.
Наказание за не сдачу отчетности
Непредставление отчета в налоговую инспекцию является основанием для привлечения виновных к ответственности.
Размер материальной ответственности для организации составляет всего 200 рублей, руководителю или ответственному лицу придется заплатить от 300 до 500 рублей. Выплата денежных средств не освобождает правонарушителя от необходимости подачи жалобы.
Законодательство не предусматривает ответственности за представление неверного отчета.
Заключение
Подсчет количества официально нанятых работников является обязанностью каждой организации. Управляющий должен ежегодно подавать этот отчет в налоговую инспекцию. В случае непредставления такой жалобы законодательством предусмотрены финансовые санкции. Ответственность несут организация и лицо, допустившее такое нарушение правил налогового законодательства.
Подсчет средней численности занятых в организации — трудоемкий процесс, требующий соблюдения определенных правил и нюансов. Чтобы облегчить это, вы можете использовать различные автоматические программы. Например, это можно сделать в программе 1С «Зарплата-Персонал».
Существуют также онлайн-сервисы, с помощью которых можно рассчитать среднее количество сотрудников организации. Автоматизация этого расчета может сэкономить много времени и уменьшить количество ошибок.
